Quantas vezes você, empresário, teve discussões sobre quem é o responsável por qual tarefa dentro da empresa ou escutou reclamações que fulano ou ciclano não executaram seus serviços e atrapalharam o fluxo produtivo ou de serviços? Determinar as atividades ou responsabilidades mínimas de cada integrante da equipe é algo crucial para o desenvolvimento do dia-a-dia da empresa. 

Para facilitar esta ação, há os chamados organogramas, o quais, por meio gráfico ou ilustrado, determinam a hierarquia da empresa e alocam as atividades mínimas esperadas de cada colaborador no decorrer de seus trabalhos. Para auxiliar você a elaborar esta estrutura organizacional, com cargos e tarefas, Robert Ross lista as seguintes ações: 

1 – Estruture e dê nome aos setores da empresa, não focando em pessoas, mas nos cargos que existem dentro de cada departamento. Não precisa criar nomes fantasiosos, podendo se ater a diretor, chefe, analista e outras nomenclaturas simples; 

2 – Crie o vínculo, de cima para baixo, da comunicação e hierarquia da empresa, deixando claro e transparente as autoridades dentro da organização. Realmente descreva, no relacionamento entre um setor e outro, quais são as entregas e exigências que devem ser providas;

3 – Determine as funções mínimas esperadas dentro de cada setor, indicando as ações, relatórios, competências e responsabilidades de cada cargo ali dentro; 

4 – Apresente de forma visual o organograma, de forma simples e direta, e se lembre de atualizar ele sempre que houver novas informações ou determinações. Lembre-se que a empresa é orgânica e evolui, assim como seu organograma também deve evoluir.

Note que aqui se propõe algo simples e direto, que não crie dúvidas sobre tarefas e responsabilidades de cada setor e de cada cargo. Também se demonstra o que se espera do funcionário, contudo, com um bom quadro de pessoal, os mesmos irão ir além do determinado no organograma. Deixe sempre claro e transparente os relacionamentos mínimos que cada setor ou cargo tem para o outro para que sua empresa flua sem desgastes sobre responsabilidades. Vamos colocar em prática!?